システムの導入を行うということは、基本的には前向きな投資であり、その先により良い未来が待っていると思いたいところです。
しかし、残念ながら、システムの導入は必ずしも成功するとは限りません。
失敗と言っても何を失敗とするかは、それぞれですが、ここでは次の３つを失敗として取り扱います。
×失敗例１ 想定したようなシステムになっていない。
×失敗例２ 新たに導入したシステムが現場で使われない。
×失敗例３ 導入費用、ランニング費用が高額になった。
これらに共通する「失敗の原因」について説明します。
原因１ 要件定義不足
システム導入における「要件定義」とは、システム開発やプロジェクトにおいて「何を作るか」を明確にし、実現方法を具体化する初期工程のことです。もう少し平易な言葉で言うと、作るものについて、「何をするか」、「どうやってするか」、「どれくらいするか」といった種々の条件を決めていくことです。これが不足すると、何をどう作ればよいのか、作業者の匙加減により補う項目が増えて、発注者が思い描いている作成物になりません。また、要件定義の不足は、下記の他の原因のために起きていることもあります。
原因２ 現場巻き込み不足
システムを利用する現場が十分に参加していない導入は、次のことが起きます。
①システム導入自体に反発感が生まれる。
・「変らないこと」を重視する現場の利用者は、多くの場合存在する。
・そこまでではない者の新たなシステムに乗り気でない者も、「現場以外からの押し付け」と捉えると反発を生む。
②現場でどのようにやっているかの視点が欠ける。
・旧システムを利用する際に人の手で補っていることがあれば、その情報は新システムに有用。
③システム導入以後の発展につながらない
・当事者意識を現場が持たずにいると、システム導入を行って、基本的な業務に生かすことができた後、これをどう生かすかといった発展につながっていかない。
原因３ ベンダー任せ
ベンダー任せは、ベンダー都合で構築されていくので、当然、発注者の思い通りの成果物を得られる可能性は低くなります。また、納品後に「ここはどうなっているのだろう」と疑問に思っても、全く見当がつかない状態になってしまい、都度、ベンダーへの確認が必要になり、ベンダーから対応の料金を取られることも考えられます。原因２の「現場巻き込みの不足」どころか、現場巻き込みがない状態なので、原因２でのダメージはより大きくなります。
原因４ 運用設計不足
システムを導入、変更するということは、システムを利用する現場の今の運用はほぼ必ず変わることになります。自社の運用に新たなシステムをどのように載せていくのか、新たなシステムに自社の運用をどう寄せていくのか、両面での検討が必須です。「運用は必ず変わるので、現場の皆さん、どうやったらうまくいくか考えましょう」という検討が最低限必要です。
原因５ 導入目的の曖昧さ
これは、経営陣やシステム導入を企画する人がまずはしっかりと考えていく必要があります。目的が曖昧なままなプロジェクトは、課題に当たるたびに一貫性のない判断を行ってしまいがちで、そのような状態では、意思決定の時間がかかる、手戻りの発生といったことが頻発することになります。これは導入時の費用増にも直結します。
失敗を防ぐために
このような失敗を防ぐためには、システム導入を「ベンダーに発注して終わりの仕事」ではなく、「社内一丸で進めるプロジェクト」として捉えることが大切です。
システム導入は、決して安い買い物ではありません。
だからこそ、目的を明確にし、現場を巻き込み、社内で主体的に進める体制（専任担当）を整えることが、成功への第一歩になります。
導入そのものをゴールにするのではなく、その先で業務がより良くなることを目指して進めていくことが大切です。
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